SPEDIRE ALL’ESTERO: COME FARE

Spedire all’estero può rappresentare un’operazione più complicata del previsto.

In questa GUIDA PRATICA  imparerai a:

• Organizzare una spedizione all’estero
• Conoscere e affrontare le principali criticità
• Imballare correttamente le merci
• Gestire costi, documentazioni e contrattualistica per l’export

Iniziamo?

ORGANIZZARE UNA SPEDIZIONE ALL’ESTERO: COME INIZIARE

Quando il venditore spedisce al compratore che riceve, e quindi si definisce chi tra le parti dovrà sostenere gli oneri ed i rischi di trasporto, i tipici passi del ciclo di spedizione all’estero sono i seguenti:  

• Preparare le merci da spedire in coerenza all’ordine del compratore
• Se il costo del trasporto è a proprio carico (in base alle regole INCOTERMS® definite a livello contrattuale tra le parti), definire la modalità di trasporto
• Provvedere all’imballaggio dei prodotti
• Predisporre la documentazione necessaria
• Se il costo del trasporto è a proprio carico (diversamente provvederà il compratore), provvedere alla scelta ed all’ingaggio dell’operatore specialistico del trasporto
• In caso di spedizione verso paesi extra UE provvedere all’espletamento delle formalità richieste dalla dogana
• Aggiornare il compratore di tutte le informazioni riguardanti merce e tracking, cosicchè possa procedere ad organizzare le operazioni di ricevimento e presa in carico
• Organizzare ed effettuare il carico e lo stivaggio del mezzo di trasporto, consegnare i documenti al conducente e, una volta che il mezzo è partito, avvisare prontamente il compratore/destinatario.

I passi descritti sono sintetici e riepilogano in modo semplificato le operazioni che devono essere predisposte per la corretta impostazione di una spedizione internazionale. In alcuni casi tali operazioni sono più complesse e necessitano di opportuni approfondimenti.

LE PRINCIPALI CRITICITÀ NELLE SPEDIZIONI INTERNAZIONALI

Se spediamo merce di medio piccole dimensioni sporadicamente, ci si affida tipicamente al Courier che opterà per un servizio standard con tariffe di listino.

Se invece si tratta di un trasporto continuativo e di volumi discreti o importanti, è indispensabile raggiungere un accordo tra chi spedisce (e/o sostiene i costi di trasporto) ed il Courier o spedizioniere, che contempli servizi personalizzati e tariffe preferenziali.

Come procedere quando si ha a che fare con una spedizione all’estero di grossi volumi?

Vediamo quali sono le principali criticità:

• SCELTA DEL TRASPORTO. Primo problema è dato dalla scelta della modalità più indicata, tra via aerea, via strada su camion o su rotaia, via mare su container on in stiva tradizionale. A seconda della modalità e del mezzo di trasporto cambiano i costi, i tempi di consegna e anche il tipo di imballaggio.
• DOGANA. Un altro fattore critico per quanto riguarda le spedizioni internazionali è la dogana: non solo perché bisogna tenere conto delle procedure di dazio ma anche perché per le licenze di importazione per prodotti specifici o ancora in presenza di prodotti di qualsiasi natura afferenti il settore della difesa (militare) o i prodotti a duplice uso (militare e civile).
• TERMINI DI RESA. Parliamo delle regole INCOTERMS® definite a livello contrattuale tra le parti che disciplinano chi, tra venditore e compratore, oneri e attività in capo all’uno o all’altro nel trasporto.

  L’utilizzo dei termini di resa nel commercio internazionale e nazionale si applicano a livello contrattuale nelle transazioni di compra-vendita e sono volti a dare esatta definizione alla ripartizione in maniera univoca degli obblighi tra le parti, stabilendo, in particolare, le modalità e il luogo di consegna della merce e la ripartizione dei rischi, dei costi di trasporto, assicurativi e doganali.

  Le affronteremo con una guida a parte, per il momento limitiamoci a riconoscerne l’importanza quando spediamo all’estero.

SPEDIRE ALL’ESTERO: I NOSTRI CONSIGLI

Prima di tutto, impariamo a conoscere principi e punti fermi che riguardano qualsiasi spedizione internazionale tra i quali:

• Il costo di spedizione varia a seconda della destinazione: non è una regola matematica che più lontano è il paese verso il quale si deve spedire un prodotto e più la spedizione sarà onerosa. Il costo di spedizione in ambito internazionale è influenzato dalle rotte di trasporto e dal bilanciamento tra l’offerta di capacità di “stiva” da parte dei carrier e la domanda da parte dei committenti. Tipicamente, per tale motivazione, le rotte con origine dal Far East e destinazione Europa o Nord America sono decisamente molto più onerose di quelle originate dal mondo occidentale con destinazione Far East. L’attuale contingenza internazionale correlata alla pandemia da COVID-19, ha ulteriormente accentuato questa realtà.

• Sapere cosa può essere importato in un paese e cosa è vietato, onde evitare di spedire merci che, per un motivo o per un altro, sono soggette a restrizioni governative o doganali.

• Conoscere le possibili restrizioni correlate alla tipologia di prodotto ed alle relative caratteristiche di trasportabilità come nel caso dei prodotti chimici che, per loro natura, possono essere nocivi e dannosi per l’uomo, per la natura e per le altre cose in base alla classificazione di pericolosità. Al netto di questi due principi, in linea di massima non è possibile spedire all’estero:

• • Merci infiammabili o pericolose;
  • Animali o altri oggetti organici;
  • Prodotti contraffatti;
  • Beni culturali e opere d’arte;
  • Monete e banconote.

Ultima regola: senza un packaging idoneo o documenti debitamente compilati, il pacco quasi certamente non sarà accettato. 

SPEDIRE ALL’ESTERO MERCE FRAGILE

Dobbiamo spedire materiale fragile? Con quale modalità e quale mezzo di trasporto sarà effettuata la spedizione?

Sono le due domande che ci si pone prima di organizzare un trasporto di merci verso l’estero con lo scopo di pianificare la spedizione nel migliore dei modi. Sapere, ad esempio, se le nostre merci verranno spedite via mare in container o via aerea ci aiuta ad individuare il confezionamento e la tipologia di imballaggio più idonei allo scopo.

Al di là di queste due domande, è sempre utile seguire alcune semplici premesse universalmente utili:

• Utilizzare scatole di cartone rigide, robuste e con i lembi resistenti o, in caso di necessità, casse di legno o altro materiale compatibile;
• Apporre un’unica etichetta di spedizione che esponga in modo chiaro gli indirizzi di consegna e spedizione;
• Per maggiore sicurezza, all’interno del collo inserire un duplicato dell’etichetta di spedizione;
• Sempre all’interno della scatola, imballare a uno a uno i singoli oggetti trasportati;
• Non risparmiare sul packaging: colli costituiti da imballi poco resistenti spesso si traducono in merci e prodotti che arrivano a destinazione danneggiate;
• Utilizzare materiali per creare imbottiture di spessore e tenuta adeguati;
• Preferire soluzioni di packaging sostenibile per ridurre l’impatto ambientale delle spedizioni;

IMBALLAGGIO INTERNO ED ESTERNO: I NOSTRI CONSIGLI

Per quanto concerne le caratteristiche interne, l’imballaggio deve soddisfare i requisiti di assorbimento di urti e pressioni per garantire che il contenuto dell’imballaggio sia adeguatamente protetto.

L’imballaggio esterno può essere realizzato con diversi materiali:

• Contenitori in cartone ondulato 
• Contenitori in legno
• Gabbie in legno, o altro materiale, generalmente realizzate “su misura”
• Imballaggi speciali quali “culle” o “selle” (ad esempio per il trasporto di motori aeronautici).
• Altri tipi di imballaggi in funzione delle merci

In ogni caso, l’imballaggio deve soddisfare sempre i requisiti di protezione e sicurezza sia dei prodotti contenuti, sia delle persone che dovranno maneggiarli e, naturalmente, devono soddisfare i requisiti di movimentazione e trasportabilità.

SPEDIRE ALL’ESTERO: DOCUMENTAZIONE NECESSARIA

Tra spedizioni nazionali e internazionali, come abbiamo detto, cambia il tipo di documentazione che accompagna la merce. Cosa significa nello specifico? Vediamo le differenze tra spedizione in UE e spedizione extra UE.

DOCUMENTI PER Spedire verso un paese dell’Unione Europea

Spedire dall’Italia verso un paese europeo è relativamente semplice, in quanto non servono particolari documenti di esportazione rilasciati dalla dogana. Oltre ai documenti rappresentativi della merce (DDT, packing list e fattura), è sufficiente la lettera di vettura che invece è il documento rappresentativo del trasporto. La lettera di vettura è tipicamente prodotta in tre copie: una da consegnare al destinatario, una che rimane in possesso del vettore che materialmente esegue il trasporto e una che sarà trattenuta e conservata dallo speditore/caricatore.

DOCUMENTI PER Spedire verso un paese extra europeo

Di base, tutte le spedizioni che partono dall’Italia alla volta di un paese esterno all’UE è necessario che siano accompagnate dal c.d. fascicolo documentale, composto tipicamente dalla fattura, o dalla nota proforma, dal packing list (evidenzianti i dati commerciali e logistici come citato in precedenza) e dalla Dichiarazione di Libera Esportazione. Quest’ultimo è un documento fondamentale che contiene tutte le informazioni obbligatorie per consentire la spedizione al di fuori dell’Unione Europea, quali: 

• dati identificativi del mittente e del destinatario, 
• descrizione della merce, 
• valore della merce, 
• causale dell’esportazione,
• dichiarazione di conformità della merce alle regole imposte dal paese di importazione.

La Dichiarazione di Libera Esportazione, in sostanza, è il documento che permette il passaggio del pacco tra due dogane: quella italiana di uscita e quella del paese di importazione.

L’AGENZIA DELLE DOGANE E DEI MONOPOLI

L’Agenzia delle dogane e dei monopoli (ADM) è un ente pubblico preposto alla gestione dei servizi doganali, garantendo l’applicazione del codice doganale dell’Unione Europea e di tutte le misure connesse agli scambi internazionali.

L’ADM, comunemente indicata come “Dogana”, nell’esercizio delle funzioni di controllo delle  merci  in  importazione  ed  esportazione,  provvede alla riscossione dei diritti doganali, quali dazio e Iva e opera tramite due tipologie di strutture:

• Uffici di confine, posti lungo la linea di confine nazionale
• Uffici interni, collocati all’interno del territorio nazionale 

Sono soggette a Dogana tutte le spedizioni di merce che provengono o sono dirette verso un paese al di fuori dell’Unione Europea.  Nel  dettaglio,  in  caso  di  esportazione,  gli  uffici  doganali  devono  controllare  che  la  merce  non  sia sottoposta a vincoli (eventuali restrizioni generiche o specifiche), ovverosia, deve essere accertata la  libera  esportazione  delle  merci. A  seguito  del  controllo  effettuato  viene  rilasciata  la  bolletta doganale di esportazione inerente alle merci presentate. 

L’esportazione di merci, a differenza dell’importazione, non è soggetta al pagamento di dazi doganali e nessuna tassa può esservi fatta pagare all’uscita dell’Unione Europea.

Gli aspetti doganali delle operazioni saranno approfonditi in una apposita guida pratica dedicata.

I CONTRATTI INTERNAZIONALI

I contratti internazionali sono accordi stipulati tra parti con diversi sistemi giuridici quando intendono organizzare una transazione commerciale.  

Quando si tratta di spedire merci all’estero, devono essere considerate eventuali restrizioni, generiche o specifiche, vigenti in alcuni paesi. Dato che la situazione cambia a seconda del paese, è opportuno condurre verifiche specifiche, o chiedendo alle autorità competenti o sui portali degli Operatori Logistici. Inoltre, la stessa banca dati della Commissione europea costituisce un buon punto di partenza per orientarsi.

I contratti di spedizione e di trasporto si collocano all’interno dei servizi di logistica (supply chain) costituiti da un insieme di operazioni di  movimentazione, manipolazione e trasferimento delle merci, con l’obiettivo di ottimizzare il ciclo di spedizione.

È indispensabile definire la differenza esistente fra contratto di trasporto e contratto di spedizione.

• Contratto di trasporto: il vettore si obbliga ad eseguire il trasporto con i propri mezzi o anche con mezzi altrui, con l’assunzione di tutti i rischi connessi con la sua esecuzione.
• Contratto di spedizione (che si identifica con il mandato): lo spedizioniere si obbliga solo a concludere con altri, in nome e per conto del mandante, il contratto di trasporto (Cass. civ. 28.3.95, n. 3614).

La documentazione comprovante il rapporto relativo al trasporto internazionale dei beni è rappresentata da: contratti sottoscritti dalle parti interessate, lettera di vettura (art. 1691 c.c.) o ricevuta di carico all’ordine (art. 1684 c.c.) rilasciata dal vettore al mittente.

Ci auguriamo che questa guida pratica alla spedizione al’estero sia stata esaustiva. Se hai dei dubbi, hai bisogno di qualche consiglio o vuoi organizzare con noi la tua prossima spedizione internazionale, possiamo essere il tuo consulente logistico di fiducia per capire come rendere efficace ed efficiente il tuo trasporto!

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